Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Liebe Bewerberin / lieber Bewerber,

im Folgenden möchten wir dich über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten informieren, welche im Rahmen des Bewerbungsverfahrens stattfindet.

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung deiner Bewerbungsunterlagen. Allerdings möchten wir dich darauf hinweisen, dass eine Entscheidung über deine Bewerbung beziehungsweise die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ohne deine Bewerbungsunterlagen nicht möglich ist. Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und den jeweils anwendbaren nationalen Datenschutzvorschriften.

• Die Verarbeitung deiner Bewerbungsunterlagen erfolgt regelmäßig zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und beruht damit auf der Rechtsgrundlage des § 26 Abs. 1 Satz 1 Var. 1 BDSG.
  Sofern du in deinen Bewerbungsunterlagen auch Informationen zu deiner Religionszugehörigkeit, Nationalität oder deinem Gesundheitszustand angibst, verarbeiten wir diese „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ auf der Rechtsgrundlage des § 26 Abs. 3 BDSG.
• Wenn du uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens freiwillig weiterführende Angaben zu deiner Person machst, die nicht zwingend zur Begründung des gewünschten Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, erfolgt die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten auf der Grundlage deiner Einwilligung gem. § 26 Abs. 2 BDSG.
  Sofern du der weitergehenden Speicherung deiner Bewerbungsunterlagen (nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens) zugestimmt hast, verarbeiten wir deine personenbezogenen Daten ebenfalls auf der Grundlage deiner Einwilligung nach § 26 Abs. 2 BDSG.
  Soweit du uns in diesem Zusammenhang auch besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Verfügung stellst, erfolgt diese Verarbeitung ebenfalls auf Basis deiner Einwilligung gem. § 26 Abs. 2, Abs. 3 Satz 2 BDSG.
  Deine Einwilligung zur Verarbeitung kann du jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
• Im Einzelfall ist die Verarbeitung deiner Bewerbungsunterlagen auch zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt dabei auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO i. V. m. der jeweils konkreten Verpflichtung. Rechtspflichten zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten können sich z.B. aus den Vorgaben der Abgabenordnung („AO“) oder des Handelsgesetzbuches („HGB“) ergeben.
• Zuletzt kann die Verarbeitung deiner Bewerbungsunterlagen auch zur Wahrung unserer überwiegenden berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f Alt. 1 DSGVO erfolgen.
• Im Einzelfall sprechen wir Bewerber und Bewerberinnen, die für eine Stellenbesetzung geeignet sein könnten, unmittelbar über berufliche Netzwerke wie Xing oder LinkedIn an und verarbeiten ausschließlich personenbezogene Daten, welche innerhalb des beruflichen Netzwerks öffentlich zugänglich zur Verfügung gestellt wurden. Rechtsgrundlage ist hierbei der Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO, wobei  unsere berechtigten Interessen dabei in der gezielten Suche, Ansprache und Anwerbung von geeigneten Bewerbern und Bewerberinnen liegen.
• Wenn wir im Rahmen der Teilnahme an Recruiting- und Karriereevents / Jobmessen deine Bewerbungsunterlagen von dir erhalten, bereitgestellt oder übermittelt bekommen, beruht hier die Grundlage der Verarbeitung auf deiner Einwilligung. Zudem veröffentlichen wir Stellenausschreibungen für Werkstudenten über unser Unternehmenskonto auf den Jobboards von einigen Universitäten.  If we receive, provide or receive your application documents in the context of participation in recruiting and career events / job fairs, the basis of the processing is based on your consent. In addition, we publish job postings for working students via our company account on the job boards of some universities.

• Verarbeitungen zum Zweck der Eignungsfeststellung
• Verarbeitungen zur Kontaktaufnahme im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. für Rückfragen, Terminabstimmungen, Terminplanungen, Entscheidungsmitteilungen etc.)
• Ggf. Verarbeitungen zum Zweck der Aufnahme ihrer Bewerbungsunterlagen in unseren Bewerberpool, wenn du in die Aufnahme und der damit einhergehenden längeren Speicherdauer eingewilligt hast
• Verarbeitungen zur Erstellung notwendiger Vertragsunterlagen und Überführung deiner Bewerbungsunterlagen in die Personalakte
• Verarbeitungen zur Rechtsverteidigung und Rechtsdurchsetzung, sofern eine unberechtigte Inanspruchnahme auf Grund des Bewerbungsverfahrens droht

Deine personenbezogenen Daten werden nur so lang gespeichert, wie sie für die Verfolgung der unter 3. angegebenen Zwecke benötigt werden oder bis du deine Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen hast.

Dies heißt, wenn deine Bewerbung nicht zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses führt, speichern wir deine Bewerbungsunterlagen für einen Zeitraum von maximal 6 Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer des Rechtsstreits erforderlich ist. 

Sofern du deine Einwilligung für eine längere Speicherung nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens erklärt hast („Aufnahme in den Bewerberpool“), speichern wir deine personenbezogenen Daten i. d. R. für 18 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens oder bis zum Widerruf deiner Einwilligungserklärung, wenn diese vor Ende der 18 Monate erfolgen sollte.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, werden deine Bewerbungsunterlagen, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Wir geben deine personenbezogenen Daten innerhalb der Unternehmensgruppe der HolidayCheck Group AG ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses und zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten aus den unter Ziffer 3 genannten Zwecken benötigen. 

Wir geben deine Daten außerdem an externe Dienstleister weiter, die uns bei der Verarbeitung zu den oben aufgeführten Zwecken unterstützen. Dies umfasst Software-, Hosting- und Clouddienstleister sowie Dienstleister im Rahmen der Personalverwaltung und Buchhaltung oder Rechtsanwälte / Rechtsanwältinnen zur Rechtsverteidigung / Rechtsdurchsetzung. Hierbei wird sichergestellt, dass diese vorgenannten Dienstleister auf Grundlage gesonderter vertraglicher Vereinbarungen Ihre Bewerbungsunterlagen ausschließlich vertraulich verarbeiten.

Im Rahmen der konzernweiten Zusammenarbeit bzw. von der Funktionsübertragung zwischen den Unternehmen der HolidayCheck Group AG findet dabei regelmäßig eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in die Schweiz statt.

Darüber hinaus können deine personenbezogenen Daten auch im Rahmen der Zusammenarbeit mit unseren externen Dienstleistern in Drittländer (Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes) übermittelt werden. Für diesen Fall stellen wir sicher, dass beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegt (z.B. durch einen Angemessenheitsentscheidung der EU-Kommission oder den Abschluss entsprechender Standarddatenschutzklauseln mit den Empfängern) oder eine hinreichende Einwilligung von dir vorliegt.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens finden keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall statt.

Wenn wir im Rahmen deiner Bewerbung personenbezogene Daten von dir verarbeiten, hast du das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Die Zuständigkeit der Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Sitz des Unternehmens, bei dem du dich bewirbst. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. 

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, bist du nach Art. 7 DS-GVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung der personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachte, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachte zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen.

Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, hast du gemäß Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich gegebenenfalls aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Ausübung dieser Rechte wende dich bitte an die unter 1. aufgeführten Kontaktdaten oder schreibe eine formlose E-Mail an datenschutz@holidaycheck.com.

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